Автоматизация процессов учета и управления от 1С:Первого БИТа позволила ООО «Флорист.ру» доставлять букеты ста тысячам клиентов

С помощью решения "1С:Комплексная автоматизация 8" компания ежедневно обрабатывает сотни заказов на доставку цветочных композиций. Заказы клиентов выполняются втрое быстрее. Повысилось качество обслуживания покупателей. Увеличился поток новых клиентов, возросла прибыль от реализации. За год, прошедший с момента запуска новой системы, компания обеспечила своевременную доставку более 100 000 цветочных композиций.

Компания "Флорист.ру" создана в Казани в 1999 году и специализируется на доставке букетов и цветочных композиций по России и миру. Сегодня партнерская сеть компании объединяет более 700 цветочных салонов в России и тысячи салонов в странах ближнего и дальнего зарубежья. Только по России "Флорист.ру" ежедневно доставляет свыше 300 наименований различных цветочных композиций. Клиенты компании - как частные лица, так и организации из 150 стран мира.

Компания принимает заказы клиентов по телефону и через интернет. Доставка осуществляется собственной курьерской службой. Клиент может оплатить заказ десятью различными способами: наличными курьеру или в офисе, через банк, пластиковой картой, мобильный телефон, платежный терминал, с использованием WebMoney и т. д. При оплате безналичными средствами товар передается в службу доставки после поступления предоплаты. Один заказ может включать в себя неограниченное количество позиций - цветочные композиции, конфеты, мягкие игрушки и т.д. Для оперативного обслуживания клиентов в каждом подразделении требовалось организовать эффективную систему обработки заказов, контроля за поступлением денежных средств и выполнением заказов.

Ранее заказы клиентов обрабатывались с помощью электронных таблиц. Получив заказ, оператор фиксировал его параметры на бумаге и передавал информацию в производство. На производстве рассчитывалась стоимость заказа, после чего оператор созванивался с клиентом и называл ему итоговую сумму. В случае если клиента не устраивала стоимость - процесс повторялся заново. В таком режиме работы каждый оператор мог принять не более 20-ти заявок день, иначе могла возникнуть путаница на производстве или при передаче готовых заказов в курьерскую службу.

С ростом популярности сервиса количество поступающих заявок увеличилось. Для того, чтобы обеспечивать высокую скорость обслуживания клиентов, требовалось организовать оперативную обработку заказов, обеспечить своевременное резервирование материалов и продукции в производственном подразделении, улучшить качество планирования поступлений и расхода материалов. Кроме того, было необходимо усилить контроль за выполнением готовых заказов. Поэтому руководство приняло решение о создании новой информационной системы.

В качестве программного продукта для решения данных задач была выбрана "1С:Комплексная автоматизация 8". Партнером по внедрению стала компания "1С:Первый БИТ".

В марте 2012 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. Сегодня в "1С:Комлексная автоматизация 8" работает 20 пользователей головного офиса в Казани, полностью автоматизирована работа бухгалтерии, склада, производства, отдела кадров и коммерческой службы.

Основные итоги проекта:

Организовано оперативное управление складскими запасами. Ассортимент продукции достаточно велик - сотни наименований цветочных композиций, игрушек, сладостей, подарков. Если ранее нередко возникали пересортица и ошибки при комплектации заказов, то теперь подобные случаи практически исключены. Оперативный мониторинг складских остатков позволяет максимально быстро пополнять запасы, благодаря чему клиентам всегда доступен весь ассортимент товаров компании.

Повысились качество и скорость обслуживания клиентов. Теперь после регистрации заказа система мгновенно рассчитывает стоимость, а производственное подразделение фиксирует срок его комплектации и доставки. Оператор может в любой момент времени предоставить клиенту точную информацию о стоимости и сроках доставки его заказа. После подтверждения заказа в программе формируется счет на оплату, далее заказ передается в производство. После выполнения заказу присваивается статус "Готов", далее оператор проверяет поступление оплаты по данному заказу и передает его курьеру для последующей доставки. Обмен информацией между всеми участниками процесса происходит в режиме реального времени, все необходимые для отгрузки документы формируются автоматически.

В результате средняя скорость обработки заказов увеличилась втрое. Ошибки при их формировании исключены. Клиенты получают товар вовремя и в правильной комплектации.

Усилен контроль за поступлением оплат от клиентов. Клиент производит оплату заказа через банк или платежный терминал, при этом зачисление денежных средств мгновенно фиксируется в системе. Проверять поступление оплат стало значительно легче, возросла скорость передачи заказов в службу доставки.

Все это способствовало укреплению позиций компании на рынке. Увеличился поток новых клиентов. С помощью новой системы компания выполнила уже более 100 000 заказов клиентов.

Курин Арсений Леонидович, Руководитель IT-отдела ООО "Флорист.ру" отмечает: "В результате проекта значительно упростились процессы взаимодействия между отделом по работе с клиентами и производственной службой. Обмен информацией происходит практически мгновенно, что самым позитивным образом сказалось на скорости обработки и выполнения заказов. Работа стала простой и эффективной. После введения системы в эксплуатацию мы выполнили уже более 100 000 заказов, все клиенты довольны, скорость обслуживания возросла втрое, ошибок при комплектации заказов больше нет. Мы довольны системой "1С:Комплексная автоматизация 8" и планируем расширять сферу ее применения с помощью 1С:Первого БИТа".